En México, las agencias de vehículos son consideradas como sujetos obligados con actividad vulnerable. Debido al alto nivel de operaciones que llevan a cabo mensualmente, cumplir con las obligaciones de prevención de lavado de dinero resulta todo un reto. Por esta razón, te compartiremos los retos que enfrentan y mejor aún, cómo pueden solucionarlos de manera eficaz.
La Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), que tiene como objetivo primordial proteger el sistema financiero y la economía mexicana mediante la prevención y detección de recursos de procedencia ilícita, enlista las actividades consideradas como vulnerables, donde destaca la venta de vehículos.
Responsabilidades del agente de ventas y del encargado de cumplimiento
Toda agencia tiene en su Ejecutivo de venta al principal contacto con el cliente. Si bien operan con el objetivo de alcanzar las metas de venta, también cargan con la responsabilidad de obtener del cliente la documentación necesaria para concluir el proceso y, por ende, completar la entrega del vehículo.
Una agencia que opera de manera óptima cuenta con un responsable encargado de cumplimiento en prevención de lavado de dinero. La realidad es que es complejo que el Encargado de Cumplimiento integre los expedientes de los Clientes u usuarios en todas las Sucursales, por ello esto no siempre sucede, por lo que en la operación, debido a la naturaleza del propio vendedor es quien tiene contacto con el Cliente y por consecuencia quien tendrá de primera mano la documentación requerida.
Esta situación implica un reto múltiple, tanto en la forma de trabajo, la delegación de responsabilidades y el manejo de documentación que corresponde a la venta de la unidad y lo requerido en cuanto a las obligaciones antilavado. Para evitar errores y sanciones, toda agencia de vehículos debe tener como objetivo lograr un ambiente de cumplimiento a nivel corporativo, uno que permee en toda la organización, de tal manera que no recaiga la carga solamente en el responsable Encargado de Cumplimiento.
Debido a las restricciones que enfrentan las empresas para contar con un encargado de cumplimiento en cada una de sus sucursales, la decisión lógica es centralizar las tareas con apoyo de una herramienta de seguimiento como ALDDA. Esta sirve para hacer más ágiles los procesos y que se cumplan tanto los objetivos de venta como las responsabilidades antilavado marcadas por ley.
Número de operaciones
Una agencia de automóviles exitosa opera simultáneamente un número de sucursales repartidas en las ciudades más importantes del país. En algunos casos, pueden tener hasta 30 tiendas compartiendo la misma Razón Social. Esto significa que, de alcanzar sus metas, el concentrado de ventas suele ser alto, lo cual corresponde al mismo número de expedientes que deben generarse para cumplir con las obligaciones antilavado.
Mucho de este trabajo suele concentrarse en la sucursal matriz, donde el Encargado de Cumplimiento asume la responsabilidad de dar salida a los expedientes de acuerdo a los lineamientos de la LFPIORPI. En el peor de los casos, dan seguimiento a las obligaciones apoyados con documentos en físico, modalidad que hace que la labor sea lenta y susceptible a errores en el proceso.
En el mejor de los casos, se apoyan con ALDDA, ya que la plataforma apoya en la generación de expedientes únicos de Clientes y Usuarios, así como en el expediente completo de la operación y permite a los involucrados participar de manera efectiva en la integración del mismo.
Revisión de documentos
Cada venta requiere del paquete correcto de documentos para cumplir correctamente con las obligaciones antilavado. Lo que significa que cada operación, en realidad, requiere de tres expedientes: el del cliente, del representante legal y del beneficiario final. Cada expediente necesita de documentación específica que debe ser recopilada y revisada para evitar errores que pueden alterar los procesos en el futuro. Al expediente deben sumarse datos de la operación como tipo de vehículo, precio, forma de pago, comprobante de pago bancario y recibo electrónico de pago.
A la correcta conformación del expediente, se suma la necesidad de aplicar una revisión exhaustiva en listas negras (también conocidas como listas de personas bloqueadas o listas designadas) para verificar que el cliente no sea parte de negocios ilícitos que no permitan la culminación del trato comercial.
Cada uno de estos requisitos tiene una solución en ALDDA, al contar en su diseño con el apartado de generación de expedientes y revisión en listas negras de manera eficaz y confiable.
Envío de avisos
Como todo sujeto obligado, las agencias de automóviles deben enviar varios tipos de aviso según las características de la situación. En el peor de los casos, las agencias hacen la presentación por la vía más tardada: descargan un formato del SAT, lo llenan en Excel y lo suben de nuevo a la plataforma oficial. Si van a presentar 50 avisos, 300 o 500, esto significa que descargan el mismo número de archivos Excel, los llenan de forma manual para cumplir con sus obligaciones. Esto hace que el margen de error sea elevadísimo.
En casos de avisos de acumulación, los cuales se dan cuando el sujeto obligado debe dar el aviso correspondiente cuando un mismo cliente hace compras repartidas dentro de un plazo de 6 meses y superan el umbral establecido, eleva la complejidad. Esto debido a que las sucursales deben contar con la capacidad de unificar la información de sus clientes de todas las tiendas distribuidas en México y ser capaces de detectar cuando se den este tipo de casos.
En lo que corresponde a este rubro, ALDDA es capaz de unificar la información y enviar alertas de casos de acumulación que requieran aviso. También apoya con la elaboración y presentación de avisos mensuales y de acumulación de manera sencilla y en segundos, sin necesidad de pasar por Excel.
Resguardar datos y atender auditorías
Toda agencia de vehículos debe contar con un sistema de resguardo digital de documentación que les permita responder a cualquier solicitud de información del SAT, sea vía requerimiento o por visita de verificación, ALDDA cuenta con un módulo para atender este tipo de obligaciones de manera confiable. Una alternativa manual es la contratación de servicios de resguardo de información en nubes o, de preferencia, contratar un proveedor que concentre la información y documentación.
Todo esto lo ofrece ALDDA: almacenamiento de datos y capacidad de dar respuesta a visitas de verificación o llamados de las autoridades, además de otros atributos hechos a la medida de la LFPIORPI.
Si eres Gerente de una agencia de automóviles y requieres apoyo para superar estos retos, da clic AQUÍ para que un agente de ALDDA te contacte a la brevedad.
