Un elemento importante en la prevención de lavado de dinero es la elaboración de un documento que permite a las empresas plasmar sus operaciones y mantener al equipo capacitado en sus responsabilidades dentro de la entidad. Al ser una obligación para todas las empresas con actividades vulnerables, te contamos un poco más sobre este requisito para que no te quedes rezagado en tus responsabilidades de antilavado.
La solicitud de un manual de prevención de lavado de dinero nace como medida para acceder a información detallada, ordenada, sistemática e integral de todas las instrucciones y responsabilidades, además de la información de las políticas, funciones y procedimientos de las distintas áreas dentro de una empresa. Los detalles de este importante componente están establecidas en la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), tanto en el reglamento como en las reglas de carácter general.
En la operación diaria, este manual es parte del control interno. Esto se debe a que el contenido del documento debe explicar de manera detallada los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Darle la debida importancia a la redacción del documento, con énfasis al detalle de cada actividad y cada política, es lo que permitirá evitar errores y detectar las fallas que pueden conllevar a la entrada de recursos de procedencia ilícita. Por esta razón, un buen manual ofrece una doble ganancia: por un lado, el cumplimiento de una obligación que insta la norma, y por el otro, sirve como bibliografía de capacitación para nuevos ingresos, quienes podrán aprovecharlo para conocer los pormenores de la organización, sus procedimientos y las tareas determinadas de cada departamento en lo que corresponde a la prevención de lavado de dinero.
Existen aspectos generales y otros especiales en lo que respecta a la creación del manual. De entrada, la norma exige que a partir del momento en que una empresa se da de alta en el (SPPLD) Sistema de Portal de Prevencion de Lavado de Dinero, tiene un tiempo máximo de 90 días para completar su manual. Mientras que todas las empresas financieras deben cumplir con el alta del manual dentro del portal con fechas establecidas de cumplimiento, en el caso de las empresas vulnerables, por ahora, sólo se espera que cuenten con su manual elaborado para apoyar en las actividades internas de prevención, sin descartar que éste podría ser requerido por las autoridades en caso de una auditoría. El no contar con este documento durante un evento de revisión puede acarrear sanciones administrativas.
Si bien es cierto que el contenido expuesto en este documento corresponde a las exigencias presentes en la ley, la realidad es que no existe una guía o lineamientos prácticos de cómo elaborarlo. Esto se debe a que cada manual es único que responde a la anatomía y operación de cada empresa, es decir, los manuales son hechos a la medida. Por esta razón se debe evitar la compra de formatos genéricos que prometen falsamente abaratar el costo de su elaboración.
El camino correcto para la elaboración de un manual de prevención de lavado de dinero es, primeramente, contar con un asesor en prevención de lavado de dinero como PLD Especialistas, que cuente con las certificaciones que emiten nuestras autoridades pues cuentan con el conocimiento pleno para generar este documento de acuerdo a los lineamientos legales establecidos. Completar dicha tarea requiere de un análisis minucioso de fundamentos, reglamentos y reglas de la empresa en cuestión, entradas que sirven de fuentes para la redacción de un documento de políticas, el preámbulo del manual de la empresa. Una vez completada la redacción de un manual general, le sigue la creación de versiones especiales destinadas a las diferentes áreas o sucursales de la empresa, incluyendo las ediciones dedicadas a puestos clave que deben de tener pleno conocimiento de sus responsabilidades con respecto al tema de antilavado. La idea de base es que los manuales deben ser útiles y presentes, activos y actualizados.
Debido a que el nuevo dictamen de la Ley Antilavado hará de la presentación del manual un requisito obligatorio, es importante que te apoyes con herramientas de cumplimiento como ALDDA o de PLD Especialistas para cumplir con esta importante obligación.
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