Visita de verificación: cómo reducir un 95% de multa en crédito fiscal

En los últimos meses hemos vivido un incremento exponencial de visitas de verificación por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esto es parte de la estrategia del gobierno de México para cumplir con sus obligaciones en prevención de lavado de dinero. Este escenario presente en todo el territorio nacional ha afectado a los Sujetos Obligados con respecto a la actividad vulnerable que realizan. Si bien, conozco a muchas empresas que han estado en incumplimiento de las normas antilavado por años, eso ya quedó en el pasado; las visitas de verificación nos han alcanzado. 

Como especialista PLD, el motivo de este artículo es recalcar la importancia de poner manos a la obra a partir de la recepción de la orden de visita y el acta circunstanciada. Esto porque veo a los abogados y contadores que asesoran a sus clientes esperar hasta llegar a juicio de nulidad con el argumento de que van a ganar el caso y que no es necesario preocuparse por atender la visita de verificación ni su cumplimiento preventivo. No respaldo esta postura. 

La realidad es que incidir antes de llegar a juicio significa reducir el impacto económico del crédito fiscal y sienta las bases para ganar. 

En mi experiencia, el punto medular es que se tienen pocos días para aportar las pruebas ante la visita del SAT. Cinco días hábiles son computados, iniciando con la orden de visita y el acta circunstanciada. Significa estrés para todos los involucrados. Llega la hora de demostrar que todo se encuentra en orden. Si la empresa cuenta con un sistema antilavado con los datos y documentos digitalizados, disminuye el riesgo de no tener todo listo a tiempo. Ahora bien, recordemos que existe la oportunidad de solicitar una prórroga de tres a cinco días adicionales dependiendo de la norma que se invoque. En este periodo es esencial satisfacer los siguientes requisitos:

El Sujeto Obligado debe aportar su alta en el portal de prevención de lavado de dineto del SAT (SPPLD) y su designación del responsable Encargado de Cumplimiento, además de la documentación básica de la empresa, así como aquella que comprueba las facultades del apoderado o representante legal, en caso de contar con él.

Completado el punto anterior, puede proceder con la presentación de las pruebas relacionadas con el acto u operación, tales como la prueba fundamental de la presentación del Aviso o la presentación de Informes, según corresponda.

Asimismo, solicitarán el registro de todas las operaciones que se llevaron a cabo en la actividad vulnerable, al igual que los contratos y convenios, así como los comprobantes bancarios de la operación y las pólizas contables. Este paquete documental debe incluir los estados de cuenta debidamente identificados en los que se muestre claramente cómo se pagó el acto u operación. El paquete de información deberá estar completo y correcto, ya que la autoridad lo revisará en conjunto con los avisos presentados, determinando si su contenido es correcto.

Este resumen reúne el cúmulo de información y documentación que corresponde exclusivamente al sujeto obligado y las operaciones que realizó durante el periodo revisado, entre los que no deben faltar: 1) el documento de políticas de identificación de cliente o usuario, 2) el procedimiento para la búsqueda de personas en listas designadas, y 3) el mecanismo para dar seguimiento y acumulación a los actos u operaciones que, en lo individual, realice su cliente. Estos tres documentos deben formar parte del manual de cumplimiento, los cuales serán exigidos durante el proceso de verificación.

A todo lo anterior hay que añadir todos los Expedientes Únicos de Identificación de los Clientes o Usuarios. Si se trata de una persona moral, es importante revisar el Anexo IV de las Reglas de Carácter General de la LFPIORPI; ahí están enlistados todos los requisitos documentales que serán requeridos. En los casos de persona física, habrá de atender al Anexo III de las citadas reglas de carácter General.

Al Expediente Único de Identificación del Cliente o Usuario, sea de persona física o moral, durante una visita de verificación, se debe sumar el documento que dé constancia que el sujeto obligado solicitó a su cliente si tiene conocimiento de la existencia del dueño beneficiario de cada uno de sus Clientes o Usuario de manera individual. Esta constancia será solicitada durante la visita de verificación y debe contener las generales del Dueño Beneficiario y la firma del Cliente, donde éste manifieste bajo protesta de decir verdad, una de las siguientes opciones: 

1. Existencia del Dueño Beneficiario, pero no se aporta información que lo identifique, ya que el Cliente o Usuario no cuenta con ella.

2. Existencia del Dueño Beneficiario, adjuntando información y documentación relativa a su identificación.

3. No existe un Dueño Beneficiario.

El Sujeto Obligado debe tener una constancia por cada uno de los Expedientes Únicos de Identificación del Cliente o Usuario.

La atención adecuada y minuciosa de la etapa de la Visita de Verificación es totalmente relevante para reducir la imposición de sanciones. Algunas de las multas más cuantiosas para las empresas que cumplen con el envío de sus Avisos, derivan de la falta de aportación de expedientes de sus clientes de manera completa y correcta. Es indispensable que estas pruebas se aporten en esta etapa, ya que por mandato de jurisprudencia no es posible presentarlos en una etapa posterior, como podría ser el juicio de nulidad. 

Posteriormente a la aportación de pruebas, la autoridad girará un oficio admisorio de pruebas, dando paso a la oportunidad de que el Sujeto Obligado visitado esgrima argumentaciones que a su derecho convengan durante un plazo de 10 días hábiles, mismos que concluirán con la notificación que pone fin a la visita de verificación.

Claramente existe la posibilidad de que la resolución de la conclusión de la visita de verificación abra paso a un procedimiento sancionador. Básicamente es la etapa inicial en la que la autoridad cuantifica las multa por faltas en el cumplimiento de obligaciones, manifestándose en la forma de crédito fiscal.  En este escenario, el Sujeto Obligado tendrá como siguiente instancia, si así lo decide, la presentación de Recurso de Revisión dirigido a la misma autoridad administrativa, o llevar el caso a juicio de nulidad, que se dirime ante el Tribunal Federal de Justicia Administrativa.  

Como especialista PLD, me sorprende cómo ciertos colegas desaprovechan la oportunidad presente durante la Visita de Verificación. En esta etapa se pueden disminuir las sanciones por incumplimientos que puede detectar la autoridad. La conclusión de la visita abre camino para el procedimiento sancionador aparejado con multas millonarias. Todo porque piensan que van a ganar el caso en los tribunales. 

En mi opinión, este tipo de prácticas juegan con el patrimonio del cliente. Para ejercer el juicio de nulidad se requiere garantizar el crédito fiscal, ya sea con una fianza o con el patrimonio familiar, que, en la mayoría de los casos, no es suficiente para satisfacer el monto de la garantía. Por ejemplo, la multa mínima para una empresa revisada 2 años que realiza una única operación vulnerable por mes es de 20 millones de pesos, por inclumpimiento en avisos y demás obligaciones.

¿Acaso no es mejor evitar este cargo a la consciencia del cliente? En mi experiencia, una correcta atención a las visitas de verificación puede disminuir el riesgo hasta un 95%. Bien se dice: más vale prevenir que lamentar.

Artículo original publicado el 15 de abril de 2024 en World Compliance Association.